بخش فهرست‌نویسی

بخش فهرست‌نویسی مسئولیت سازماندهی و ثبت اطلاعات کتابشناختی و محتوایی منابع اطلاعاتی را بر عهده دارد. هدف اصلی این بخش، فراهم کردن امکان شناسایی، بازیابی و دسترسی دقیق و سریع کاربران به منابع موجود در مجموعه کتابخانه است.

در این بخش، ابتدا عنوان، پدیدآور، ناشر و سایر مشخصات کتاب در بانک اطلاعاتی کتابخانه جستجو می‌شود تا از وجود یا عدم وجود رکورد کتابشناختی و نسخه مشابه در مجموعه اطمینان حاصل گردد. در صورت وجود رکورد، اطلاعات موجود بررسی و در صورت نیاز اصلاح و روزآمد می‌شود و در صورت نبود رکورد مناسب، رکورد کتابشناختی جدید ایجاد می‌گردد.

در فرایند فهرست‌نویسی، اطلاعات کتابشناختی و محتوایی منبع با استفاده از استانداردها و ابزارهای معتبر کتابداری و با بهره‌گیری از اطلاعات موجود در پایگاه‌های کتابشناختی معتبر، از جمله کتابخانه ملی، کتابخانه کنگره آمریکا و سایر منابع و پایگاه‌های اطلاعاتی معتبر، بررسی و تکمیل می‌شود. اطلاعات مربوط به پدیدآور، عنوان، ویرایش، مشخصات نشر، موضوع، رده‌بندی و سایر عناصر کتابشناختی پس از کنترل و اصلاح، در نظام مدیریت اطلاعات کتابخانه ثبت و ذخیره می‌گردد.

در مواردی که اطلاعات کتابشناختی کامل و قابل استفاده برای یک منبع در پایگاه‌های معتبر موجود نباشد، فرایند فهرست‌نویسی بنیادین انجام می‌شود. این فرایند شامل بررسی و ثبت مشخصات توصیفی اثر، تحلیل محتوایی، تعیین موضوعات مناسب، انتخاب سرعنوان‌های موضوعی و تعیین شماره رده و سایر عناصر لازم برای سازماندهی و بازیابی منبع است.

از دیگر وظایف این بخش، کنترل، اصلاح و روزآمدسازی اطلاعات کتابشناختی و سازماندهی منابع موجود در پایگاه کتابخانه است. این فعالیت‌ها شامل بازبینی و اصلاح شماره‌های رده‌بندی، نشانه‌های مؤلف، سرعنوان‌های موضوعی و سایر داده‌های مرتبط با رکوردهای کتابشناختی است. همچنین در موارد لازم، اطلاعات مربوط به منابع وجینی یا خارج‌شده از مجموعه در نظام اطلاعاتی کتابخانه اصلاح و به‌روزرسانی شده و در صورت نیاز، لیبل و بارکد منابع مجدداً تهیه و چاپ می‌شود.

بخش آماده‌سازی

بخش آماده‌سازی، آخرین مرحله از فرایند فنی ورود منابع چاپی به مجموعه کتابخانه را بر عهده دارد. هدف این بخش، آماده‌سازی فیزیکی منابع برای قرارگیری در مخزن و فراهم کردن امکان استفاده، شناسایی، کنترل و امانت آنها است.

پس از تکمیل مراحل سفارش و فهرست‌نویسی، کتاب‌ها برای انجام عملیات آماده‌سازی به این بخش ارسال می‌شوند. در این مرحله، اطلاعات و مشخصات ثبت‌شده در مراحل پیشین کنترل شده و اقدامات فنی و حفاظتی لازم بر روی منابع انجام می‌گیرد.

از جمله فعالیت‌های این بخش می‌توان به درج مهر ثبت کتابخانه، اختصاص و درج شماره و تاریخ ثبت، الصاق بارکد، نصب تگ یا برچسب امنیتی، درج و نصب برچسب‌های مربوط به محل استقرار و مشخصات کتاب، و استفاده از چسب یا پوشش محافظ اشاره کرد. این اقدامات با هدف حفاظت فیزیکی از منابع، تسهیل شناسایی و کنترل آنها و فراهم کردن شرایط مناسب برای استفاده و گردش منابع در کتابخانه انجام می‌شود.

پس از تکمیل عملیات آماده‌سازی و کنترل نهایی، منابع مطابق با ضوابط و نظام استقرار مجموعه در محل تعیین‌شده قرار گرفته و برای استفاده کاربران و ارائه خدمات کتابخانه‌ای آماده می‌شوند.

فرایند کلی ورود منابع به مجموعه

به‌طور کلی، فرایند ورود منابع جدید به مجموعه کتابخانه شامل شناسایی و بررسی نیازهای اطلاعاتی، دریافت و ارزیابی درخواست‌های کاربران، بررسی موجودی مجموعه، انتخاب و تأمین منابع، کنترل و تطبیق منابع دریافتی، فهرست‌نویسی و سازماندهی اطلاعات، آماده‌سازی فیزیکی و در نهایت استقرار منابع در مجموعه است. اجرای هماهنگ این مراحل، ضمن افزایش کیفیت و انسجام مجموعه، زمینه دسترسی سریع و دقیق کاربران به منابع علمی و پژوهشی مورد نیاز را فراهم می‌کند.